Poste

La vice-présidence est adjointe à la présidence. Elle doit :

• Assurer les pouvoirs et les responsabilités de la présidence en son absence ;
• S’assurer de l’application de la charte et de ses règlements ;
• Superviser l’avancement du travail fait par les différents comités ;
• Vérifier et discuter de l’avancement de leurs tâches des différentes directions et le documenter dans un fichier de suivi ;
• Être signataire de la promotion ;
• Être membre du comité 5@8 ;
• Distribuer les Points Génie à ceux qui travaillent lors des activités de financement de la promotion ;
• Embaucher et superviser le personnel du 5@8 ;
• Arbitrer les litiges concernant les Points Génie, l’application de ce règlement et l’interprétation de tous les règlements qui viennent s’ajouter aux règlements généraux ;
• Fixer toute rémunération non réglementée par l’article IV du règlement 8 ;
• Compiler et tenir à jour le compte des Points Génie des membres, l’avoir du compte personnel ainsi que le plateau financier personnel des membres au minimum une fois par semaine sur le site internet de la promotion ;
• Sortir un rapport de la comptabilité des comptes personnels de chaque membre à la fin de chaque session et l’enregistrer dans le nuage de l’AGEG afin d’éviter toutes pertes ou falsifications des données lors d’un changement du CE-A.

• Être signataire de la promotion ;
• Rédiger le budget de la promotion sur ordinateur avec une copie enregistrée dans les archives de la promotion ;
• Mettre le budget à jour à chaque semaine ;
• Tenir un relevé précis des biens, des dettes, des recettes et des déboursés de la promotion dans le fichier approprié à cette fin ;
• Remettre toutes les factures à la coordonnatrice administrative et conserver toutes les copies de factures relatives à la promotion dans un lieu approprié ;
• Déposer, auprès de la coordonnatrice administrative, les actifs déposables de la promotion ;
• Préparer les planifications budgétaires et les relevés des dépenses ;
• Recevoir les états financiers et les bilans financiers de la coordonnatrice administrative ;
• Présenter en AG le bilan de la session précédente et de la session en cours à la fin de la session de son mandat ;
• Former la prochaine trésorerie et s’assurer qu’il a la compréhension des outils dont la promotion dispose pour effectuer le suivi budgétaire, présenter le bilan et fournir une trace de contrôle du flux de trésorerie ;
• S’assurer de suivre la formation sur la gestion du budget des groupes et des promotions ;
• Remplir son budget selon les normes établies par le guide de gestion du budget des groupes, relatif au règlement 50 de l’AGEG ;
• Être membre du comité 5@8 ;
• Compter l’argent à la fin de tous les 5@8 avec la sous-direction petite caisse ;
• Déposer l’argent en dépôt de nuit le jeudi avec un autre membre du comité 5@8 que le sous-direction petite caisse.

• Assister à toutes les réunions de son CE et en rédiger les procès-verbaux ;
• Aider la présidence dans sa rédaction de l’ordre du jour et communiquer aux membres de la promotion les rapports de comités, les propositions et autres documents officiels ;
• Rédiger tous les papiers et lettres requis par la promotion ;
• Tenir un dossier contenant tous ces documents et le rendre disponible sur le nuage de l’AGEG ;
• Dois distribuer, par le moyen approprié, la correspondance interne et externe du CE ;
• Assurer l’application de l’article VIII du règlement 3 relatif à la présence aux réunions ;
• Corriger les procès-verbaux dans un délai d’une semaine et les rendre disponibles sur le nuage de la promotion.

• Tenir à jour la page web et le nuage de la promotion en y mettant toutes les informations utiles aux membres de la promotion ;
• Annoncer toutes les activités de la promotion sur la page web ;
• Agir comme modérateur pour le forum des membres ;
• Préparer un système de gestion des Points Génie et de vote en ligne ;
• Concevoir et mettre en place le système d’inscription des membres pour le bal et le voyage ;
• Réaliser toute amélioration au site web jugée pertinente par le CE-A.

• Acheminer l’information aux membres de leurs programmes respectifs ;
• Prendre position et représenter leur programme lors des débats au conseil exécutif ;
• Exécuter les tâches nécessaires pour l’exécution de leur mandat.

Les descriptions des postes des différentes directions de comités ainsi que de leur comité sont définies ci-bas.

Les directions ont la responsabilité d’accomplir les tâches inhérentes aux activités pour lesquelles ils ont été élus. Si la somme de travail est trop importante ou si l’ensemble des postes d’un comité n’est pas comblé en AG, il incombe à la direction de former un comité. Les directions ont également la responsabilité de distribuer les Points Génie au sein de leur comité.

Toutes les postes à combler dans un comité devront être affichées. Dans un comité, la direction devra favoriser au maximum la diversité des programmes. En cas de litige, le comité des Points Génie pourra intervenir.

Ils doivent rédiger un rapport d’étape à la fin de leur mandat.

• Terminer la formation de son comité suite à son élection si des postes sont laissés vacants tout en respectant les modalités décrites à l’article 5 du règlement 4 ;
• Préparer et animer les réunions hebdomadaires du comité 5@8 et rédiger les comptes-rendus ;
• Veiller à l’organisation et être présent à tous les 5@8 ;
• Participer à la bonne entente entre la sécurité et la Faculté (comité OSS) ;
• Donner le support nécessaire à toutes ses sous-directions ;
• Respecter l’entente avec le G3 concernant les 5@8 communs ;
• Siéger sur le conseil d’administration de l’AGEG pour la session en cours ainsi que sur la commission des affaires campus de la FEUS ;
• S’occuper du renouvellement du permis d’alcool avec la sécurité ;
• Être responsable du service de l’alcool du bal de la promotion 61 en étant présent physiquement et apte à réaliser ses fonctions au bal de la promotion 61 et en suivant les indications du comité bal/voyage de la promotion 61.

• Organiser tous les partys de la promotion finissante ;
• Être responsable de la semaine de financement ;
• Commander les articles promotionnels ;
• Maintenir de bonnes relations avec les autres promotions et s’assurer que l’entente inter promo est respectée ;
• Assurer la coordination avec la vice-présidence aux affaires sociales de l’AGEG ;
• Être responsable des inventaires de stock de la promotion omit ceux du comité 5@8.

• Organiser le bal des finissants en sélectionnant l’entité responsable de l’organisation de celui-ci ;
• Organiser le voyage de fin de baccalauréat de la promotion ;
• Travailler avec le VPAL de l’AGEG pour la rédaction et l’approbation des contrats ;
• Présenter les contrats qu’il désire signer au CA l’AGEG ;
• Être responsable de la coordination du bal de la promotion 61 en étant présent physiquement au bal de la promotion 61 et apte à réaliser ses fonctions au bal de la promotion 61, et en suivant les indications du comité bal/voyage de la promotion 61 ;
• Participer aux rencontres avec le comité bal/voyage de la promotion 61.

• Organiser les activités de la remise du jonc et casino de sa promotion et assurer le bon fonctionnement de celle-ci ;
• Commander les joncs ;
• Réserver la salle pour la cérémonie de remise de sa promotion ;
• Embaucher le personnel du casino et de la cérémonie du jonc pour les activités de la promotion précédente ;
• Assurer le bon déroulement de la soirée casino.

• Trouver le photographe qui prendra les photos de tous les finissants et qui réalisera la mosaïque ;
• Organisez les séances de photographies sur 3 sessions (hiver, été et automne 2020) et de s’assurer que tous les finissants ont pu être posés ;
• Choisir une compagnie d’impression pour la production de l’album des finissants ;
• Est responsable du montage en entier de l’album des finissants en collaboration avec son comité ;
• Amasser tous les textes et photos souvenirs d’évènements et d’activités marquantes qui y figureront ;
• Produire la murale de la promotion dans les tunnels et l’œuvre d’art du 5e étage de la Faculté de Génie ;
• Travailler avec le VPAL de l’AGEG pour la rédaction et l’approbation des contrats, puis les présenter au CA de l’AGEG.

• Assister aux réunions du Service des stages et du placement (SSP) ;
• Organiser la journée carrière de l’automne 2020 durant l’été et l’automne 2020 ;
• Recruter des étudiants de la 62e promotion pour aider la veille et la journée même (rémunération en Points Génie) ;
• Assurer de la présence de plusieurs entreprises à la journée carrière.